V procesu získávání nových zakázek představuje důsledná a včasná komunikace (tzv. follow-up) klíčový faktor úspěchu. Obchodníci jsou však často přetíženi administrativou, schůzkami a řešením aktuálních požadavků. Spoléhat se na manuální sledování termínů, poznámky v kalendáři nebo excelové tabulky je riskantní. Příležitosti "vychladnou", zájemci se cítí opomíjení a potenciální obchody se ztrácejí v operativním shonu. Řešením není více práce, ale chytřejší procesy. Právě zde nastupuje Bohemia CRM, které díky svému základu v Microsoft 365 dokáže proces sledování kontaktů systematizovat a z velké části automatizovat.
Když manuální evidence selhává
Každý obchodník zná situaci: získáte nový kontakt na veletrhu, přijde poptávka z webu nebo identifikujete nového Zájemce (Lead). Prvotní kontakt proběhne, ale pokud se k němu nevrátíte v optimálním čase, jeho zájem opadá. Manuální systém sledování naráží na několik zásadních problémů:
-
Lidská chybovost: Snadno se zapomene na úkol, přehlédne e-mail nebo špatně zapíše termín.
-
Nejednotnost: Každý obchodník volí jiný přístup. Chybí jednotná metodika, jak o zájemce pečovat.
-
Nedostatečný přehled: Vedení týmu nemá reálný obraz o tom, ve jaké fázi se jednotlivé příležitosti nacházejí a zda je jim věnována dostatečná péče.
Síla platformy: Proč Model-Driven Power Apps
Bohemia CRM není jen další izolovaná aplikace. Je nativně postaveno na technologii Microsoft Model-Driven Power Apps a běží na zabezpečené datové platformě Microsoft Dataverse. To v praxi znamená, že není pouhým "doplňkem", ale přirozenou součástí ekosystému Microsoft 365 (dříve Office 365), který české firmy důvěrně znají.
Veškerá data o klientech, proběhlé komunikaci a naplánovaných krocích jsou propojena s nástroji jako Outlook, Teams nebo SharePoint. Follow-up tak neorganizujete mimo svou běžnou práci, ale přímo v ní.
Jak Bohemia CRM automatizuje sledování klientů
Klíčem k úspěšnému follow-upu nejsou jen připomínky, ale definované procesy. Bohemia CRM k tomu využívá dva hlavní mechanismy: Pracovní procesy (Workflows) a Toky obchodních procesů (Business Process Flows).
1. Pracovní procesy (Workflows): Automatizace na pozadí
Pracovní procesy jsou automatizovaná pravidla, která běží na pozadí a reagují na konkrétní spouštěče. Díky nim systém samostatně vykonává rutinní úkoly, které by jinak musel hlídat obchodník.
Příklady automatizace follow-upů:
-
Nový zájemce z webu: Jakmile se do CRM propíše nový Zájemce (Lead) z webového formuláře, systém automaticky:
-
Přiřadí jej odpovědnému obchodníkovi.
-
Odešle zájemci personalizovaný děkovný e-mail.
-
Vytvoří obchodníkovi Úkol (Task) s termínem do 24 hodin: "Provést první kvalifikační hovor".
-
-
Reakce na neaktivitu: Pokud u Obchodní příležitosti (Opportunity) neproběhne žádná aktivita (hovor, e-mail, schůzka) déle než 14 dní, systém:
-
Automaticky odešle obchodníkovi notifikaci (připomenutí).
-
Pokud ani poté nedojde k akci, může proces eskalovat na manažera týmu.
-
-
Péče po uzavření: Po úspěšném uzavření obchodu (stav "Získáno") systém může automaticky naplánovat Úkol za 3 měsíce s názvem "Kontrola spokojenosti klienta".
2. Toky obchodních procesů (Business Process Flows): Vedení krok za krokem
Zatímco pracovní procesy běží na pozadí, Toky obchodních procesů vizuálně vedou uživatele definovanými fázemi obchodu. Jde o metodické vedení, které zajišťuje, že se na žádný klíčový krok nezapomene.
Představte si obchodní proces rozdělený do fází: Kvalifikace -> Návrh řešení -> Prezentace -> Vyjednávání -> Uzavření.
Bohemia CRM pomocí tohoto toku zajistí, že obchodník musí pro posun do další fáze splnit klíčové follow-up aktivity. Například:
-
Pro posun z fáze Kvalifikace do fáze Návrh řešení musí systémově potvrdit, že proběhl kvalifikační hovor a byl identifikován rozpočet.
-
Při vstupu do fáze Prezentace může systém automaticky vytvořit úkol "Naplánovat termín prezentace" a vyžadovat jeho splnění.
Tímto způsobem firma garantuje jednotnou úroveň péče o všechny příležitosti a obchodník má jasný návod, jaký je jeho další krok.
Propojení s Outlookem: Kde se follow-up reálně děje
Největší výhodou platformy Microsoft je bezproblémová integrace s Outlookem. Pokud Bohemia CRM vytvoří obchodníkovi Úkol (např. "Zavolat panu Novákovi"), tento úkol se automaticky synchronizuje s jeho Microsoft To-Do a objeví se v seznamu úkolů přímo v Outlooku.
Obchodník nemusí opustit svůj e-mailový klient. Přímo z Outlooku může:
-
Vidět CRM data o kontaktu, kterému píše e-mail.
-
Ukládat (trackovat) e-mailovou konverzaci k dané Příležitosti v CRM.
-
Plnit úkoly vytvořené automatizačními pravidly.
Výsledek: Konzistentní péče a vyšší úspěšnost
Nasazení automatizovaných follow-up procesů v Bohemia CRM nepřináší jen úsporu času. Hlavním přínosem je konzistence. Každý zájemce dostane včasnou reakci. Každá otevřená příležitost je pravidelně sledována. Obchodní tým se může soustředit na budování vztahu a samotný prodej, zatímco systém hlídá administrativu a termíny.
V prostředí, kde rychlost reakce často rozhoduje o úspěchu, poskytuje Bohemia CRM postavené na Model-Driven Power Apps robustní nástroj, jak přeměnit potenciální zájemce na reálné zákazníky a zajistit, že žádná příležitost nezůstane zapomenuta.